Stěhování kanceláře bez výpadku provozu

Stěhování kanceláře začíná u plánu, ne u krabic

Stěhování kanceláře se od bytu liší jednou věcí: každá hodina bez provozu něco stojí. Cílem proto není přestěhovat se rychle, ale přestěhovat se tak, aby lidé druhý den normálně pracovali. Tomu se podřizuje pořadí všech kroků.

Zaměřte nové prostory a udělejte plán rozmístění

Nakreslete si půdorys a rozmístěte do něj stoly ještě před stěhováním. Každé pracovní místo dostane číslo. Stejné číslo pak nalepíte na stůl, židli, monitor i krabice daného člověka. Nosiči nemusí nic řešit, jen hledají číslo na dveřích a na místě.

Zkontrolujte zásuvky a datové body. Nejčastější zádrhel není nábytek, ale to, že v nových prostorách chybí zásuvka tam, kde má stát stůl. Zjistit to týden předem znamená čas na elektrikáře, zjistit to v den stěhování znamená prodlužovačky přes celou místnost.

Vyřešte konektivitu jako první

Internet objednejte s velkým předstihem. Zřízení linky bývá nejdelší položka celého projektu a nedá se urychlit v den stěhování. Ideálně mějte linku funkční ještě předtím, než se nastěhujete.

Přesměrujte telefony a upravte údaje. Adresu změňte na webu, v profilu firmy na mapách, v e-mailových patičkách a na fakturách. Informujte účetní, banku, dodavatele a klíčové klienty.

Postavte časovou osu

Zpětně od data předání klíčů si rozepište termíny. Tři měsíce předem řešte smlouvu a stavební úpravy, měsíc předem konektivitu, nábytek a úklid, dva týdny předem obaly a štítky. Poslední týden už jen balíte a kontrolujete.

Ke každému termínu napište jméno. Úkol bez konkrétního člověka se v týmu ztratí. Stačí jednoduchá sdílená tabulka, do které vidí všichni a kde je poznat, co je hotové.

Zbavte se toho, co nepovezete

Inventura před stěhováním ušetří práci i místo. Nefunkční technika, staré šanony po skartační lhůtě a rozbité židle jsou zbytečný náklad. Elektroodpad patří na sběrné místo, dokumenty do skartace.

Rozdělte role jmenovitě. Jeden člověk odpovídá za techniku, jeden za nábytek, jeden za dokumenty a jeden zůstává na staré adrese jako poslední kontrola. Bez jmen se odpovědnost rozplyne.

Jak zvládnout samotný přesun kanceláře

Načasování

Stěhujte přes víkend nebo přes svátek. Získáte dva dny navíc na zprovoznění techniky a nikdo nepřijde o pracovní čas. Naše vozy jsou k dispozici nepřetržitě, takže se dá vyjet i v sobotu brzy ráno nebo v neděli večer.

Jeďte mimo dopravní špičku. V Praze je rozdíl mezi sedmou ranní a čtvrtou odpolední klidně hodina na trase. Ověřte si předem, kde smíte zastavit a jak dlouho, a domluvte přístup k výtahu se správci obou budov.

Technika a data

Zálohujte všechno den předem. Zálohu mějte mimo stěhovanou techniku, tedy v cloudu nebo na disku, který veze někdo v batohu. Je to nejlevnější pojistka celého projektu.

Kabely fotografujte před odpojením. Fotka zadní strany serveru nebo síťového rozvaděče ušetří hodiny dohadování. Kabely od každého zařízení dejte do sáčku a přilepte je k němu.

Počítače a monitory vezte v původních krabicích, pokud je máte. Jinak monitory postavte na hranu mezi měkké věci, nikdy naplocho na sebe.

Dokumenty

Šanony vezte v malých krabicích. Papír je extrémně těžký, plná velká krabice se neunese a protrhne se. Krabice s osobními nebo citlivými údaji přelepte a svěřte je konkrétnímu člověku.

Klíče, čipy a zabezpečení

Přístupy vyřešte dřív než nábytek. Nové čipy, karty a kódy k alarmu mějte rozdané předem, jinak první člověk v sobotu ráno stojí před zamčenými dveřmi. Ze staré adresy vyberte všechny klíče zpět a veďte si seznam, komu jste co předali.

Nahlaste stěhování správci budovy. Kvůli vypnutí alarmu, rezervaci výtahu i vjezdu do dvora se často musí hlásit pár dní dopředu.

První den v nových prostorách

Nejdřív zprovozněte pracovní místa, teprve pak řešte estetiku. Funkční síť, monitory, židle a světlo mají přednost před obrazy a rostlinami.

Projděte starou kancelář naposledy. Zásuvky stolů, kuchyňka, lednice, sklep a schránka. Předejte klíče a zapište stavy měřidel.

Vůz volte podle objemu, ne podle počtu lidí. Kancelářský nábytek je objemný, ale lehký, takže rozhoduje ložná délka a výška. Nabídku najdete ve vozovém parku, podmínky pro firmy v sekci profi.